Dans le cadre de son engagement envers la transparence, l'efficacité et la reddition de comptes, le Sénat du Canada a adopté un nouveau modèle de divulgation publique en vigueur depuis le 1er juillet 2016. Ce modèle offrait alors plus de détails et d'uniformité dans la divulgation trimestrielle des dépenses des sénateurs et complétait les informations disponibles dans les Comptes publics. Les rapports de divulgation publique sont publiés dans les 60 jours suivant la fin de chaque trimestre.

À la suite de l'adoption du projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d'autres lois en conséquence, les rapports de divulgation publique du Sénat ont été modifiés pour se conformer aux changements à la Loi sur l'accès à l'information, à compter du trimestre commençant le 1er avril 2020. La divulgation publique trimestrielle comprend maintenant des détails supplémentaires sur les frais de voyage des sénateurs pour exercer leurs fonctions parlementaires, ainsi que les frais de voyage et d'accueil des comités et toutes les dépenses de voyage et d’accueil des employés de l’administration.

Par ailleurs, les dépenses divulguées comprennent toujours les dépenses et les contrats des sénateurs, des agents supérieurs, et du facilitateur et des leaders des groupes reconnus. Les contrats de l'administration du Sénat ayant une valeur de 10 000 $ et plus sont également toujours divulgués.

Le modèle ne comprend pas les frais engagés pour les affaires des associations parlementaires qui sont divulgués par la chambre des communes. Toutefois, un lien est disponible sous l’onglet Comités / Affaires internationales et interparlementaires (AII).

Rapport de divulgation publique des dépenses des sénateurs

Le Parlement, par la Loi sur le Parlement du Canada et des lois portant octroi de crédits, fournit des ressources au Sénat. Ce dernier alloue certaines de ces ressources aux sénateurs, comme un espace de bureau, du mobilier et du matériel, ainsi qu’un budget pour leur permettre d’embaucher du personnel et des entrepreneurs, et d’acheter des fournitures de bureau. En outre, le Sénat rembourse les dépenses engagées par les sénateurs pour leurs déplacements et leur logement, ainsi que les frais connexes admissibles encourus dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Le Règlement administratif du Sénat et d’autres politiques régissent l’utilisation que font les sénateurs des ressources du Sénat. Un des principes fondamentaux veut que les sénateurs n’utilisent les ressources du Sénat que dans le cadre de leurs fonctions. Les sénateurs sont tenus de rendre compte de leurs décisions et de leurs actes liés à l’utilisation de ces ressources. Le Sénat a des règles et des politiques qui régissent quelles dépenses peuvent être remboursées. De plus, un solide cadre de gestion des finances permet d’assurer que seules les dépenses légitimes et raisonnables ne soient payées. Les ressources du Sénat ne peuvent pas être utilisées pour des affaires partisanes et non parlementaires, comme les campagnes d’investiture et les campagnes électorales.

Le Règlement administratif du Sénat, définit les fonctions parlementaires comme des « obligations et activités se rattachant à la charge de sénateur, où qu’elles soient exécutées, y compris les engagements publics et officiels et les questions partisanes. Ne sont pas comprises dans les fonctions parlementaires, les activités liées, selon le cas : à l’élection d’un député à la Chambre des communes sous le régime de la Loi électorale du Canada; ou aux intérêts commerciaux privés d’un sénateur ou d’un membre de sa famille ou de son ménage »

Le rapport de divulgation publique des dépenses des sénateurs est divisé en cinq sections :

• dépenses de bureau (excluant salaires et avantages sociaux);
• frais d'accueil;
• frais de subsistance dans la région du Parlement;
• frais de voyage payés pour des fonctions parlementaires;
• contrat(s) octroyé(s);

Seuls les sénateurs vivant à l’extérieur de la région du parlement ont accès au budget de subsistance. Toutefois, tous les sénateurs ont droit à des indemnités de repas les soirs où ils siègent en Chambre ou à un comité après 19 heures.

De plus, l’onglet Sénateurs autres présente les frais de déplacement des sénateurs payés à partir d’un budget de l'administration (plutôt que du budget de voyage du sénateur), notamment pour de la formation linguistique.

Les dépenses sont divulguées dans le trimestre au cours duquel elles sont traitées et payées par l’Administration du Sénat, qui n’est pas nécessairement le même trimestre au cours duquel le sénateur a engagé la dépense.

Dépenses des agents supérieurs, du facilitateur et des leaders des groupes reconnus

Les agents supérieurs, le facilitateur et les leaders des groupes reconnus ont à leur disposition un budget supplémentaire pour couvrir les dépenses nécessaires pour remplir leurs fonctions additionnelles.

Depuis le 1er avril 2017, les budgets des agents supérieurs, et facilitateur ont été consolidés avec leur budget de bureau respectif, de sorte que les Dépenses de bureau et les Frais d’accueil engagés, ainsi que les Contrat(s) octroyé(s) par les agents supérieurs, le facilitateur et, depuis le 1^er janvier 2020, les leaders des groupes reconnus, sont divulgués sous l’onglet Agents supérieurs et Facilitateur. Cependant, veuillez noter que les Frais de subsistance ainsi que les Frais de voyage payés en relation avec les activités parlementaires continuent d’être divulgués sous l’onglet Sénateurs.

Dépenses de l’administration du Sénat

Afin d’être une institution moderne, efficace et performante, le Sénat doit pouvoir compter sur un soutien administratif et procédural. Celui-ci lui est fourni par les cadres supérieurs de l’administration du Sénat qui forment le comité exécutif, ainsi que par tout le personnel administratif qui les supporte. L’administration du Sénat fournit des services qui permettent aux sénateurs d’accomplir leur travail, en offrant un soutien en matière de procédure, de sécurité, d’administration financière, de ressources humaines, de communications, d’entretien des immeubles, de gestion des biens et de technologies de l’information.

Les dépenses figurant dans cette catégorie reflètent celles encourues par tous les membres du personnel, incluant les membres du Comité exécutif, de l'administration du Sénat, et sont divisées en deux catégories :

• frais d’accueil ;
• frais de voyage.

Les frais de voyage et d’accueil sont affichés en utilisant un modèle similaire à celui utilisé pour les sénateurs.

Contrats de l’administration du Sénat

L’Administration du Sénat divulgue les nouveaux contrats et les amendements ayant une valeur de 10 000 $ et plus. La Politique du Sénat sur l'approvisionnement établie les exigences en matière d’activités d’approvisionnement et des processus d’affaires sont en place afin d’assurer leur respect.