Bureau du conseiller sénatorial en éthique
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Le conseiller sénatorial en éthique
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Divulgation proactive

I. Mandat

Les fonctions du conseiller sénatorial en éthique sont énoncées dans le Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs, qui a pour objet :

(i) de préserver et d'accroître la confiance du public dans l'intégrité des sénateurs et du Sénat;

(ii) de mieux éclairer et guider les sénateurs lorsqu'ils traitent de questions susceptibles d'engendrer des conflits d'intérêts réels ou apparents qui sont prévisibles;

(iii) d'établir des normes claires et un mécanisme transparent à l'aide desquels un conseiller indépendant et impartial peut traiter les questions d'ordre déontologique.

De façon générale, le conseiller sénatorial en éthique est responsable de l’administration, de l’interprétation et de l’application du Code. L’article 41 du Code confirme l’indépendance du conseiller sénatorial en éthique ainsi que sa responsabilité pleine et entière lorsqu’il s’agit de conseiller les sénateurs individuellement sur l’application et l’interprétation du Code.

De manière plus précise, le mandat du conseiller sénatorial en éthique comporte six aspects principaux : A) les avis et conseils, B) le processus de déclaration, C) les enquêtes, D) le registre public, E) les communications et activités externes, F) le rapport annuel.

A. Les avis et conseils

C’est en définitive aux sénateurs qu’il appartient de prendre les mesures nécessaires en ce qui touche leurs affaires personnelles pour éviter les conflits d’intérêts réels ou apparents qui sont prévisibles, mais ils sont encouragés à consulter le Bureau avant d’agir, surtout si les faits en cause sont complexes et si les dispositions pertinentes du Code requièrent une interprétation et une analyse. Donner des avis et des conseils aux sénateurs sur leurs obligations aux termes du Code est effectivement la principale fonction du conseiller sénatorial en éthique.

Ces avis et conseils peuvent être donnés de façon officielle, par lettre, ou de manière plus informelle, au téléphone, par courriel ou lors de rencontres.

Le Code exige que ces avis et conseils demeurent confidentiels, mais ils peuvent être rendus publics par le sénateur à qui ils ont été donnés, ou par le conseiller sénatorial en éthique, avec le consentement écrit du sénateur concerné.

Il ne faut pas sous-estimer l’importance du rôle consultatif, qui est en fait l’aspect le plus important du mandat confié au conseiller sénatorial en éthique, car il aide à prévenir les conflits d’intérêts et à éviter d’avoir à intervenir une fois qu’ils existent. Il s’agit d’une approche préventive et non punitive. La prévention des conflits est toujours préférable aux enquêtes officielles. Cette approche est également plus économique.

B. Le processus de déclaration

Le processus de déclaration se trouve au cœur des règles régissant les conflits d’intérêts des sénateurs. Il vise à favoriser la transparence, la responsabilité et la confiance dans le Sénat.

Tous les sénateurs sont tenus de soumettre au conseiller sénatorial en éthique une déclaration confidentielle annuelle, pour divulguer leurs activités externes, leurs sources de revenus, leurs éléments d’actif et de passif, et les contrats avec le gouvernement, conformément aux articles 27 et 28 du Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs.

De plus, les sénateurs doivent tout au long de l’année déclarer tous les changements importants des renseignements contenus dans leur déclaration confidentielle (paragraphe 28(6)) ainsi que tous les cadeaux ou autres avantages considérés comme des marques normales de courtoisie, de protocole ou des marques d'accueil habituellement reçues dans le cadre de leur charge de sénateur et dont la valeur excède 500 $ (paragraphes 17(2) et (3)). Tous les voyages parrainés, c’est-à-dire ceux qui sont liés à la charge de sénateur ou découlant de celle-ci, doivent également être déclarés tout au long de l’année si les coûts du voyage dépassent 500 $ et si celui-ci ne fait pas partie des exceptions prévues au paragraphe 18(1) du Code. Les déclarations d’intérêts personnels doivent également être divulguées.

Le conseiller sénatorial en éthique aide les sénateurs à remplir les formulaires requis, leur donne au besoin des conseils sur de possibles conflits d’intérêts, et leur recommande des mesures appropriées pour se conformer Code. Cela comporte des communications écrites ainsi que des rencontres individuelles avec les sénateurs.

Ensuite, conformément à l’article 31 du Code, le conseiller sénatorial en éthique établit un résumé public annuel pour chaque sénateur à partir des renseignements fournis dans les déclarations confidentielles et de toute autre information obtenue dans le cadre du processus de déclaration. Les renseignements sont alors versés au registre public et, en vertu du paragraphe 33(1), doivent être mis à la disposition du public pour examen au Bureau du conseiller sénatorial en éthique et en vertu du paragraphe 33(3), doivent être mis en ligne sur le site Web du conseiller sénatorial en éthique. Finalement, les sénateurs sont informés par écrit qu’ils sont en conformité avec l’exigence de soumettre leur Déclaration confidentielle pour l’examen annuel en cours et avec l’exigence d’examiner, signer et retourner leur résumé public à mon bureau;  ils reçoivent tous une copie de leur résumé public.  

C. Les enquêtes

L’une des fonctions du conseiller sénatorial en éthique consiste à enquêter afin de déterminer si un sénateur a respecté ses obligations aux termes du Code.

Selon l’article 48 du Code, suite à un examen préliminaire, une enquête peut être entreprise (i) si le conseiller sénatorial en éthique détermine qu’une enquête est justifiée à l’issue de l’examen préliminaire, (ii) si le sénateur visé par l’examen préliminaire le demande, si le conseiller sénatorial en éthique a déterminé qu’il y a peut-être eu manquement aux obligations aux termes du Code, mais que la tenue d’une enquête n’était pas justifiée.

Cependant, le conseiller sénatorial en éthique encourage les sénateurs à utiliser les services de consultation du Bureau pour prévenir les conflits, puisqu’il est dans l’intérêt public d’éviter de longues et coûteuses enquêtes lorsque c’est possible.

D. Le registre public

Le conseiller sénatorial en éthique est chargé de tenir à jour le registre public, un élément  important de tout régime sur les conflits d’intérêts moderne. Ce registre contient les dossiers publics de tous les sénateurs, notamment leur résumé public, leur déclaration de changements importants, leur déclaration de cadeaux et autres avantages, leur déclaration de voyages parrainés et toute déclaration d’intérêts personnels. L’article 31 du Code dresse la liste exhaustive des renseignements qui doivent être rendus publics en vertu de l’article 33. Cette divulgation accroit la confiance du public dans l’intégrité du Sénat et encourage la transparence et la responsabilité.

Le registre peut être consulté durant les heures normales de bureau, au Bureau du conseiller sénatorial en éthique, à l’adresse suivante : 90, rue Sparks, pièce 526, Ottawa (Ontario)  K1P 5B4 et peut aussi être consulté en ligne à notre site Web sous la rubrique Registre public.

E. Les communications et activités externes

Le Bureau du conseiller sénatorial en éthique entretient des relations de travail étroites avec les bureaux provinciaux et territoriaux des commissaires à l’éthique au pays, ainsi qu’avec le Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique, qui est responsable de l’application de la Loi sur les conflits d'intérêts et du Code régissant les conflits d'intérêts des députés. De plus, un groupe de commissaires à l’éthique et de conseillers en éthique qui conseillent des législateurs ou hauts fonctionnaires se réunissent une fois par année pour tirer des leçons de leur expérience collective et pour tenter d’améliorer les pratiques déontologiques au sein du gouvernement.

Le Bureau du conseiller sénatorial en éthique s’efforce également de favoriser la création de liens étroits entre les spécialistes, les universitaires, les praticiens et les organisations qui s’occupent d’éthique et de conflits d’intérêts. Le fait de rester en communication avec cette communauté favorise l’établissement de relations durables avec des personnes et des organisations qui ont de l’expérience et des connaissances dans ce secteur d’activité de plus en plus important. Ces échanges permettent de partager des politiques, des pratiques exemplaires et des idées ainsi que de mieux comprendre les similitudes et différences entre le régime sur les conflits d’intérêts du Sénat et ceux des autres autorités tant au Canada qu’à l’étranger.

Le Bureau du conseiller sénatorial en éthique suit également l’évolution de ces questions dans des pays comme les États-Unis, le Royaume-Uni, la France et l’Australie. Il encourage les délégations canadiennes et internationales désireuses de se renseigner sur ses programmes et activités à communiquer avec ses services dans le but d’élaborer ou d’améliorer leurs propres régimes sur les conflits d’intérêts.

F. Le rapport annuel

En vertu de l’article 20.7 de la Loi sur le Parlement du Canada, le conseiller sénatorial en éthique est tenu, dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, de remettre un rapport sur ses activités au Président du Sénat, qui doit le déposer devant le Sénat. Grâce à ce rapport annuel, le conseiller sénatorial en éthique rend des comptes au Sénat et au public.

Tous les rapports annuels du Bureau du conseiller sénatorial en éthique peuvent être consultés sur notre site Web. Ils fournissent des détails et d’autres renseignements sur le mandat du conseiller sénatorial en éthique et le travail du Bureau en général.

II. Budget du conseiller sénatorial en éthique

Le conseiller sénatorial en éthique gère son bureau en toute indépendance du Sénat et du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (paragraphes 20.4(6) à (8) de la Loi sur le Parlement du Canada). Le conseiller doit faire dresser un état estimatif des sommes à affecter au paiement des frais du bureau. Cet état estimatif ne fait pas partie des prévisions budgétaires du Sénat. Après que le Président du Sénat a examiné l’état estimatif, il le transmet au président du Conseil du Trésor, qui le dépose devant la Chambre des communes avec les prévisions budgétaires du gouvernement pour l’exercice. Le Sénat examine seulement les prévisions budgétaires du conseiller dans le cadre de l’examen annuel du Budget des dépenses principal. Ces dispositions de la Loi sur le Parlement du Canada confèrent au conseiller indépendance et autonomie, et le protègent contre toute influence abusive ou inopportune.

III. Le Comité permanent sur les conflits d’intérêts des sénateurs

Le Bureau du conseiller sénatorial en éthique est indépendant du Sénat, mais il demeure que le conseiller sénatorial en éthique s’acquitte de ses fonctions sous l’autorité générale du Comité permanent sur les conflits d’intérêts des sénateurs (paragraphe 20.5(3) de la Loi sur le Parlement du Canada). Le commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique s’acquitte également de ses fonctions à l’égard des députés sous l’autorité générale d’un comité de la Chambre des communes (paragraphe 86(3) de la Loi sur le Parlement du Canada). Le Comité sénatorial a été créé en juillet 2005 et collabore au besoin avec le conseiller sénatorial en éthique.

De façon générale, le conseiller sénatorial en éthique rend compte au Comité et au Sénat, mais on s’attend à ce qu’il s’acquitte de ses fonctions en toute indépendance, qu’il s’agisse de conseiller les sénateurs individuellement sur leurs obligations aux termes du Code, d’examiner les plaintes et de faire enquête, ou de soumettre au Comité un rapport d’enquête sur lequel le Sénat s’appuiera pour rendre une décision définitive. Tel qu’indiqué précédemment, l’article 41 du Code confirme l’indépendance du conseiller sénatorial en éthique ainsi que sa responsabilité pleine et entière lorsqu’il s’agit de conseiller les sénateurs individuellement sur l’application et l’interprétation du Code.

Pour sa part, le Comité est responsable devant le Sénat de l’efficacité générale du système. Il joue un rôle important dans les enquêtes et études qui peuvent être réalisées aux termes du Code. En effet, c’est par son intermédiaire que le Sénat, qui prend la décision définitive, exerce son droit d’imposer des mesures disciplinaires aux sénateurs qui contreviennent aux dispositions du Code. Le Comité est par ailleurs chargé de revoir périodiquement le Code et de recommander les modifications à y apporter au Sénat. Le Code a été révisé en mai 2008, à nouveau en mai 2012, en avril 2014 et aussi en juin 2014

IV. La nomination du conseiller sénatorial en éthique

Le conseiller sénatorial en éthique est un haut fonctionnaire indépendant du Sénat, qui est nommé conformément à l’article 20.1 de la Loi sur le Parlement du Canada. La nomination est faite par le gouverneur en conseil après consultation du chef de chacun des partis reconnus au Sénat et après approbation sur résolution du Sénat.

Ce mode de nomination garantit que le candidat reçoit le plus large soutien possible du Sénat sans égard aux allégeances politiques. Selon le paragraphe 20.2(1) de la Loi, le candidat est nommé pour un mandat de sept ans renouvelable et il peut être révoqué par le gouverneur en conseil, sur adresse du Sénat, en cas de motif valable seulement. Le conseiller sénatorial en éthique  a rang d’administrateur général au sein du gouvernement; il est, à ce titre, responsable de la gestion de son bureau (paragraphes 20.4(1) à (5)).

V. Notre vision, notre mission et nos valeurs

Le Bureau du conseiller sénatorial en éthique s'est engagé à remplir son mandat en respectant certaines valeurs essentielles, qui sont selon nous la clé du succès.

Notre Vision

Notre ambition est de contribuer, par notre travail, à préserver et même renforcer la confiance de la population dans l’intégrité des sénateurs et du Sénat, et ce, en aidant les sénateurs à s’acquitter de leurs obligations aux termes du Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs.

Notre mission

Le Bureau du conseiller sénatorial en éthique administre, interprète et applique le Code et donne en temps voulu aux sénateurs des avis judicieux sur leurs obligations en vertu du Code, et ce, en toute indépendance et impartialité, et de manière efficace et attentive.

Nos valeurs fondamentales

Dans l’exécution de notre mission et la réalisation de notre vision, nous souscrivons individuellement et collectivement à des valeurs essentielles : intégrité, excellence, respect d’autrui, travail d’équipe et qualité de vie. Nous cherchons à faire honneur au quotidien à ces valeurs communes qui guident notre action auprès des sénateurs, nos rapports les uns avec les autres et notre travail en général.